पेटी कैश › पेटी कैश मासान्त-क्लोज़िंग
मासान्त-क्लोज़िंग नकद-जाँच च
पेटी कैश बुक-बन्दीकरणं मासे एकवारं प्रायः विंशतिं निमेषान् गृह्णाति। तस्मिन् क्षणे भवान् प्रमाणयति यत् पेटिका-स्थं नकदं बुक च मिलतः, लघूनि अन्तराणि बृहन्ति भवितुं पूर्वम्।
चरणशः
- अन्तिमाः एंट्री लिखतु। लिफ़ाफ़े स्थितं प्रत्येकं बिलं बुके अस्ति इति निश्चिनोतु। कस्यचित् कोशे अद्यापि स्थिताः स्लिप अन्विष्यतु।
- योगान् पठतु। मेकर बुकस्य अधः प्राप्तं नकदं, दत्तं नकदं, क्लोज़िंग बैलेंस च दर्शयति।
- नकदं गणयतु द्वितीय-जनस्य उपस्थितौ, नोटशः (अधः तालिकां पश्यतु)।
- गणितं नकदं क्लोज़िंग बैलेंस-सह तुलयतु।
- एंट्री-भिः सह वाउचराणि जाँचयतु: समानं नंबर, समाना राशिः, आवश्यकं चेत् हस्ताक्षरितम्।
- हेड जाँचयतु। "spent by head" तालिकां पश्यतु। यत् किमपि असामान्यम् अधिकं दृश्यते तत् प्रष्टव्यम्।
- हस्ताक्षरं करोतु। कैशियर अनुमोदकः च पूरयित्वा सेव करोतु प्रिंट / PDF च। उभौ प्रिंटआउट-उपरि हस्ताक्षरं कुरुतः।
- अग्रे नयतु। सेव कृतानि पेटी कैश बुकानि मध्ये अग्रिम-अवधि-कृते कॉपी नुदतु। अग्रिमा बुक इदं क्लोज़िंग बैलेंस ओपनिंग कैश-रूपेण धृत्वा उद्घटते।
नकद-गणना
गणनां स्लिप-उपरि लिखित्वा प्रिंट-कृत-बुक-सह स्टेपल करोतु। ₹1,650 क्लोज़िंग बैलेंस-कृते:
| नोट मुद्रा वा | सङ्ख्या | राशिः |
|---|---|---|
| ₹500 | 2 | ₹1,000 |
| ₹200 | 1 | ₹200 |
| ₹100 | 3 | ₹300 |
| ₹50 | 1 | ₹50 |
| ₹20 | 3 | ₹60 |
| ₹10 मुद्राः नोट च | 3 | ₹30 |
| ₹5, ₹2, ₹1 मुद्राः | ₹10 | |
| कुल-गणितम् | ₹1,650 |
IOU स्लिप, व्यक्तिगत-चेक, वाउचराणि वा शून्यं गणयतु: केवलं नकदम् एव नकदम्।
यदा न मिलति
प्रथमं सामान्य-कारणानि अन्विष्यतु:
- दत्तं किन्तु बुके अलिखितं बिलम्।
- अशुद्धं टाइप-कृता राशिः, यथा ₹450 इत्यस्य ₹540 इति लेखनम्। 9 द्वारा यथावत् विभाज्यः भेदः प्रायः द्वयोः अङ्कयोः विपर्ययं सूचयति।
- प्राप्तं किन्तु "प्राप्तम्" इति अलिखितं पुनः-पूरणम्।
- क्रयात् परं चिल्लरं न प्रत्याहृतम्।
तथापि न लभ्यते चेत् भेदं प्रामाणिकतया लिखतु। न्यूनतां "दत्तम्" पङ्क्ति-रूपेण, "Cash short on count, 30 Nov", हेड Miscellaneous; अधिकतां "प्राप्तम्" पङ्क्ति-रूपेण, "Cash excess on count" लिखतु। अनुमोदकं तस्य पार्श्वे हस्ताक्षरं कारयतु। कदाचित् लघवः भेदाः सामान्याः। तस्य एव कैशियरस्य पुनः पुनः न्यूनता सामान्या नास्ति, शान्त-संवादं च अपेक्षते।
अकाउंटेंट-इत्यस्मै किं दातव्यम्
- मासस्य प्रिंट-कृता हस्ताक्षरिता पेटी कैश बुक।
- नंबर-क्रमेण सर्वाणि बिलानि वाउचराणि च।
- कैश-गणना-स्लिप।
- भवतः व्यापार-नाम्ना स्थितानि GST बिलानि, पृथक् रक्षितानि, येन इनपुट टैक्स क्रेडिट-कृते जाँचयितुं शक्यन्ते।
"spent by head" तालिकातः अकाउंटेंट चत्वारिंशत्-लघु-एंट्री-स्थाने प्रतिहेड एकां एंट्री पोस्ट कर्तुं शक्नोति।
बैकअप रक्षतु
भवता सेव कृता प्रत्येका बुक अस्मिन् ब्राउज़रे तिष्ठति। प्रतिमासं क्लोज़िंग-अनन्तरं मम डेटा उद्घाट्य बैकअप फ़ाइल सेव करोतु नुदतु, फ़ाइलं च पेन-ड्राइव-मध्ये ईमेल-मध्ये वा रक्षतु। कागद-बुकानि वाउचराणि च न्यूनातिन्यूनम् अष्ट वर्षाणि रक्षणीयानि; भवतः व्यापारस्य यथार्थं कालम् अकाउंटेंट पुष्टीकर्तुं शक्नोति।