ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ › ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਦੀ ਮਹੀਨੇ ਦੇ ਅਖ਼ੀਰ ਦੀ ਕਲੋਜ਼ਿੰਗ

ਮਹੀਨੇ ਦੇ ਅਖ਼ੀਰ ਦੀ ਕਲੋਜ਼ਿੰਗ ਅਤੇ ਕੈਸ਼ ਦੀ ਜਾਂਚ

ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਬੁੱਕ ਬੰਦ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਹੀਨੇ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਵਾਰ ਲਗਭਗ ਵੀਹ ਮਿੰਟ ਲੱਗਦੇ ਹਨ। ਇਹੀ ਉਹ ਵੇਲਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਸਾਬਤ ਕਰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਡੱਬੇ ਦਾ ਕੈਸ਼ ਅਤੇ ਬੁੱਕ ਮੇਲ ਖਾਂਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕਿ ਛੋਟੇ ਫ਼ਰਕ ਵੱਡੇ ਬਣ ਜਾਣ।

ਕਦਮ-ਦਰ-ਕਦਮ

1. ਆਖ਼ਰੀ ਐਂਟਰੀਆਂ ਲਿਖੋ। ਪੱਕਾ ਕਰੋ ਕਿ ਲਿਫ਼ਾਫ਼ੇ ਦਾ ਹਰ ਬਿੱਲ ਬੁੱਕ ਵਿੱਚ ਹੈ। ਦੇਖੋ ਕਿ ਕਿਸੇ ਦੀ ਜੇਬ ਵਿੱਚ ਹਾਲੇ ਕੋਈ ਪਰਚੀ ਤਾਂ ਨਹੀਂ।
2. ਜੋੜ ਪੜ੍ਹੋ। ਮੇਕਰ ਬੁੱਕ ਦੇ ਹੇਠਾਂ ਮਿਲਿਆ ਕੈਸ਼, ਦਿੱਤਾ ਕੈਸ਼ ਅਤੇ ਕਲੋਜ਼ਿੰਗ ਬਕਾਇਆ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ।
3. ਇੱਕ ਹੋਰ ਬੰਦੇ ਦੀ ਮੌਜੂਦਗੀ ਵਿੱਚ, ਨੋਟ-ਨੋਟ ਕਰਕੇ ਕੈਸ਼ ਗਿਣੋ (ਹੇਠਾਂ ਟੇਬਲ ਦੇਖੋ)।
4. ਗਿਣੇ ਕੈਸ਼ ਨੂੰ ਕਲੋਜ਼ਿੰਗ ਬਕਾਏ ਨਾਲ ਮਿਲਾਓ।
5. ਐਂਟਰੀਆਂ ਨਾਲ ਵਾਊਚਰ ਚੈੱਕ ਕਰੋ: ਉਹੀ ਨੰਬਰ, ਉਹੀ ਰਕਮ, ਜਿੱਥੇ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਦਸਤਖ਼ਤ।
6. ਹੈੱਡ ਚੈੱਕ ਕਰੋ। "ਹੈੱਡ ਮੁਤਾਬਕ ਖ਼ਰਚ" ਟੇਬਲ ਦੇਖੋ। ਜੋ ਆਮ ਨਾਲੋਂ ਵੱਧ ਲੱਗੇ, ਉਸ ਬਾਰੇ ਸਵਾਲ ਬਣਦਾ ਹੈ।
7. ਦਸਤਖ਼ਤ ਕਰੋ। ਕੈਸ਼ੀਅਰ ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਭਰੋ, ਸੇਵ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਪ੍ਰਿੰਟ / PDF ਕਰੋ। ਦੋਵੇਂ ਪ੍ਰਿੰਟਆਊਟ ’ਤੇ ਦਸਤਖ਼ਤ ਕਰਦੇ ਹਨ।
8. ਅੱਗੇ ਲੈ ਜਾਓ। ਸੇਵ ਕੀਤੀਆਂ ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਬੁੱਕਾਂ ਵਿੱਚ ਅਗਲੀ ਮਿਆਦ ਲਈ ਕਾਪੀ ਦਬਾਓ। ਅਗਲੀ ਬੁੱਕ ਇਸ ਕਲੋਜ਼ਿੰਗ ਬਕਾਏ ਨੂੰ ਆਪਣਾ ਓਪਨਿੰਗ ਕੈਸ਼ ਬਣਾ ਕੇ ਖੁੱਲ੍ਹਦੀ ਹੈ।

ਕੈਸ਼ ਗਿਣਨਾ

ਗਿਣਤੀ ਇੱਕ ਪਰਚੀ ’ਤੇ ਲਿਖੋ ਅਤੇ ਛਪੀ ਬੁੱਕ ਨਾਲ ਸਟੈਪਲ ਕਰੋ। ₹1,650 ਦੇ ਕਲੋਜ਼ਿੰਗ ਬਕਾਏ ਲਈ:

IOU ਪਰਚੀਆਂ, ਨਿੱਜੀ ਚੈੱਕ ਜਾਂ ਵਾਊਚਰ ਜ਼ੀਰੋ ਗਿਣੋ: ਕੈਸ਼ ਸਿਰਫ਼ ਕੈਸ਼ ਹੈ।

ਜਦੋਂ ਮੇਲ ਨਾ ਖਾਵੇ

ਪਹਿਲਾਂ ਆਮ ਕਾਰਨ ਲੱਭੋ:

• ਬਿੱਲ ਦੀ ਪੇਮੈਂਟ ਹੋਈ ਪਰ ਬੁੱਕ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਲਿਖੀ।
• ਕੋਈ ਰਕਮ ਗ਼ਲਤ ਟਾਈਪ ਹੋਈ, ਜਿਵੇਂ ₹450 ਦੀ ਥਾਂ ₹540। ਜੋ ਫ਼ਰਕ 9 ਨਾਲ ਪੂਰਾ ਵੰਡਿਆ ਜਾਵੇ, ਉਸ ਦਾ ਅਕਸਰ ਮਤਲਬ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਦੋ ਅੰਕ ਅੱਗੇ-ਪਿੱਛੇ ਹੋ ਗਏ।
• ਮੁੜ ਭਰਨ ਦੀ ਰਕਮ ਮਿਲੀ ਪਰ ਮਿਲੇ ਵਜੋਂ ਨਹੀਂ ਲਿਖੀ।
• ਖ਼ਰੀਦ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਭਾਨ ਵਾਪਸ ਨਹੀਂ ਲਈ।

ਜੇ ਫਿਰ ਵੀ ਨਾ ਲੱਭੇ, ਤਾਂ ਫ਼ਰਕ ਈਮਾਨਦਾਰੀ ਨਾਲ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਘਾਟ ਨੂੰ ਦਿੱਤੇ ਵਾਲੀ ਲਾਈਨ ਵਜੋਂ ਲਿਖੋ, "ਗਿਣਤੀ ’ਤੇ ਕੈਸ਼ ਘੱਟ, 30 Nov", ਹੈੱਡ Miscellaneous; ਵਾਧੇ ਨੂੰ ਮਿਲੇ ਵਾਲੀ ਲਾਈਨ ਵਜੋਂ, "ਗਿਣਤੀ ’ਤੇ ਕੈਸ਼ ਵੱਧ"। ਇਸ ਦੇ ਅੱਗੇ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਦੇ ਦਸਤਖ਼ਤ ਕਰਵਾਓ। ਕਦੇ-ਕਦਾਈਂ ਛੋਟੇ ਫ਼ਰਕ ਆਮ ਹਨ। ਇੱਕੋ ਕੈਸ਼ੀਅਰ ਦਾ ਵਾਰ-ਵਾਰ ਘੱਟ ਨਿਕਲਣਾ ਆਮ ਨਹੀਂ, ਅਤੇ ਇਸ ’ਤੇ ਚੁੱਪ-ਚਾਪ ਗੱਲ ਕਰਨੀ ਬਣਦੀ ਹੈ।

ਅਕਾਊਂਟੈਂਟ ਨੂੰ ਕੀ ਦੇਈਏ

• ਮਹੀਨੇ ਦੀ ਛਪੀ ਅਤੇ ਦਸਤਖ਼ਤ ਕੀਤੀ ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਬੁੱਕ।
• ਨੰਬਰ ਦੇ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਸਾਰੇ ਬਿੱਲ ਅਤੇ ਵਾਊਚਰ।
• ਕੈਸ਼ ਗਿਣਤੀ ਦੀ ਪਰਚੀ।
• ਤੁਹਾਡੇ ਬਿਜ਼ਨੈੱਸ ਦੇ ਨਾਂ ਵਾਲੇ ਕੋਈ ਵੀ GST ਬਿੱਲ, ਵੱਖਰੇ ਰੱਖੇ ਹੋਏ ਤਾਂ ਜੋ ਇਨਪੁੱਟ ਟੈਕਸ ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਲਈ ਚੈੱਕ ਹੋ ਸਕਣ।

"ਹੈੱਡ ਮੁਤਾਬਕ ਖ਼ਰਚ" ਟੇਬਲ ਤੋਂ ਅਕਾਊਂਟੈਂਟ ਚਾਲੀ ਛੋਟੀਆਂ ਐਂਟਰੀਆਂ ਦੀ ਥਾਂ ਹਰ ਹੈੱਡ ਦੀ ਇੱਕ ਐਂਟਰੀ ਚੜ੍ਹਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਬੈਕਅੱਪ ਰੱਖੋ

ਤੁਹਾਡੀ ਸੇਵ ਕੀਤੀ ਹਰ ਬੁੱਕ ਇਸ ਬ੍ਰਾਊਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ। ਹਰ ਮਹੀਨਾ ਬੰਦ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਮੇਰਾ ਡਾਟਾ ਖੋਲ੍ਹ ਕੇ ਬੈਕਅੱਪ ਫ਼ਾਈਲ ਸੇਵ ਕਰੋ ਦਬਾਓ, ਅਤੇ ਫ਼ਾਈਲ ਪੈੱਨ ਡਰਾਈਵ ਜਾਂ ਆਪਣੀ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ। ਕਾਗ਼ਜ਼ੀ ਬੁੱਕਾਂ ਅਤੇ ਵਾਊਚਰ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਅੱਠ ਸਾਲ ਰੱਖਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ; ਤੁਹਾਡੇ ਬਿਜ਼ਨੈੱਸ ਲਈ ਪੱਕੀ ਮਿਆਦ ਤੁਹਾਡਾ ਅਕਾਊਂਟੈਂਟ ਪੱਕੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।