ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ › ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਬੁੱਕ ਫ਼ਾਰਮੈਟ
ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਬੁੱਕ ਫ਼ਾਰਮੈਟ
ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਬੁੱਕ ਸਿਰਫ਼ ਰੋਜ਼ ਦੇ ਖ਼ਰਚਿਆਂ ਲਈ ਛੋਟੀ ਕੈਸ਼ ਬੁੱਕ ਹੈ। ਇਹ ਲਾਈਨ-ਦਰ-ਲਾਈਨ ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ ਕਿ ਦਫ਼ਤਰ ਦਾ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਕੈਸ਼ ਕਿੱਥੇ ਗਿਆ, ਅਤੇ ਡੱਬੇ ਵਿੱਚ ਹਾਲੇ ਕਿੰਨਾ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਖ਼ਾਨੇ
| ਖ਼ਾਨਾ | ਕੀ ਲਿਖੀਏ |
|---|---|
| ਤਾਰੀਖ਼ | ਜਿਸ ਦਿਨ ਕੈਸ਼ ਦਿੱਤਾ ਜਾਂ ਮਿਲਿਆ। |
| ਵਾਊਚਰ ਨੰ. | ਉਸ ਖ਼ਰਚੇ ਦੇ ਬਿੱਲ ਜਾਂ ਪੇਮੈਂਟ ਵਾਊਚਰ ਦਾ ਨੰਬਰ, ਜਿਵੇਂ PV/26-27/112। |
| ਵੇਰਵਾ | ਇਹ ਕਿਸ ਲਈ ਸੀ, ਸਾਦੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿੱਚ: "ਦਿੱਲੀ ਦਫ਼ਤਰ ਨੂੰ ਕੂਰੀਅਰ, 2 ਪੈਕਟ"। |
| ਅਕਾਊਂਟ ਹੈੱਡ | ਖ਼ਰਚੇ ਦੀ ਕਿਸਮ: Postage and courier, Travel and conveyance ਆਦਿ। |
| ਮਿਲੇ | ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਡੱਬੇ ਵਿੱਚ ਪਾਇਆ ਕੈਸ਼, ਆਮ ਤੌਰ ’ਤੇ ਮੁੱਖ ਕੈਸ਼ ਜਾਂ ਬੈਂਕ ਤੋਂ। |
| ਦਿੱਤੇ | ਖ਼ਰਚਿਆ ਕੈਸ਼। |
| ਬਕਾਇਆ | ਇਸ ਲਾਈਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਡੱਬੇ ਵਿੱਚ ਹੋਣ ਵਾਲਾ ਕੈਸ਼। |
ਉੱਪਰ ਬਿਜ਼ਨੈੱਸ ਦਾ ਨਾਂ, ਬੁੱਕ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਮਿਆਦ ਆਉਂਦੇ ਹਨ। ਹੇਠਾਂ ਜੋੜ, ਕਲੋਜ਼ਿੰਗ ਬਕਾਇਆ ਅਤੇ ਕੈਸ਼ੀਅਰ ਤੇ ਬੁੱਕ ਚੈੱਕ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਦੇ ਦਸਤਖ਼ਤ ਆਉਂਦੇ ਹਨ।
ਭਰਿਆ ਨਮੂਨਾ
1 Nov 2026 ਨੂੰ ਓਪਨਿੰਗ ਕੈਸ਼: ₹1,240।
| ਤਾਰੀਖ਼ | V. no. | ਵੇਰਵਾ | ਹੈੱਡ | ਮਿਲੇ | ਦਿੱਤੇ | ਬਕਾਇਆ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 Nov | ਬੈਂਕ ਤੋਂ ਕੱਢਿਆ ਕੈਸ਼ | Cash from bank | ₹8,760 | ₹10,000 | ||
| 2 Nov | 101 | ਚਾਹ ਅਤੇ ਬਿਸਕੁਟ, ਸਟਾਫ਼ ਮੀਟਿੰਗ | Tea and refreshments | ₹340 | ₹9,660 | |
| 3 Nov | 102 | ਦਿੱਲੀ ਦਫ਼ਤਰ ਨੂੰ ਕੂਰੀਅਰ | Postage and courier | ₹180 | ₹9,480 | |
| 4 Nov | 103 | ਬੈਂਕ ਅਤੇ GST ਦਫ਼ਤਰ ਤੱਕ ਆਟੋ | Travel and conveyance | ₹260 | ₹9,220 | |
| 5 Nov | 104 | A4 ਪੇਪਰ, 2 ਰੀਮ | Printing and stationery | ₹590 | ₹8,630 | |
| 6 Nov | 105 | ਇਲੈਕਟ੍ਰੀਸ਼ੀਅਨ: ਪੱਖੇ ਦਾ ਰੈਗੂਲੇਟਰ | Repairs and maintenance | ₹450 | ₹8,180 |
ਜੋੜ: ਮਿਲੇ ₹8,760, ਦਿੱਤੇ ₹1,820। ਕਲੋਜ਼ਿੰਗ ਬਕਾਇਆ = ₹1,240 + ₹8,760 − ₹1,820 = ₹8,180। ਇਹੀ ਕੈਸ਼ 6 Nov ਨੂੰ ਡੱਬੇ ਵਿੱਚ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਸਾਦੀ ਜਾਂ ਐਨਾਲਿਟੀਕਲ?
ਕਿਤਾਬਾਂ ਵਿੱਚ ਦੋ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੇ ਲੇਆਉਟ ਹਨ। ਸਾਦੀ ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਬੁੱਕ ਵਿੱਚ ਦਿੱਤੇ ਦਾ ਇੱਕ ਖ਼ਾਨਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਐਨਾਲਿਟੀਕਲ ਵਿੱਚ ਹਰ ਕਿਸਮ ਦੇ ਖ਼ਰਚੇ ਦਾ ਵੱਖਰਾ ਖ਼ਾਨਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਜੋ ਹੈੱਡ ਮੁਤਾਬਕ ਜੋੜ ਹੇਠਾਂ ਤੋਂ ਪੜ੍ਹੇ ਜਾ ਸਕਣ। ਇਸ ਸਾਈਟ ਦਾ ਮੇਕਰ ਸਾਦਾ ਲੇਆਉਟ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਫ਼ੋਨ ’ਤੇ ਭਰਨਾ ਸੌਖਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਬੁੱਕ ਹੇਠਾਂ "ਹੈੱਡ ਮੁਤਾਬਕ ਖ਼ਰਚ" ਟੇਬਲ ਛਾਪਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਐਨਾਲਿਟੀਕਲ ਖ਼ਾਨਿਆਂ ਵਾਲੇ ਹੀ ਜੋੜ ਦਿੰਦੀ ਹੈ।
ਆਮ ਗ਼ਲਤੀਆਂ
- ਹਫ਼ਤੇ ਦੇ ਅਖ਼ੀਰ ਵਿੱਚ ਯਾਦਦਾਸ਼ਤ ਤੋਂ ਐਂਟਰੀਆਂ ਲਿਖਣਾ। ਹਰ ਇੱਕ ਉਸੇ ਦਿਨ, ਉਸ ਦੀ ਪਰਚੀ ਨਾਲ ਲਿਖੋ।
- ਡੱਬੇ ਵਿੱਚ ਨਿੱਜੀ ਪੈਸੇ ਰਲਾਉਣਾ, ਜਾਂ ਇਸ ਵਿੱਚੋਂ ਉਧਾਰ ਦੇਣਾ। ਫਿਰ ਡੱਬਾ ਕਦੇ ਬੁੱਕ ਨਾਲ ਮੇਲ ਨਹੀਂ ਖਾਂਦਾ।
- ਹਰ ਵਾਰ ਹੈੱਡ ਦਾ ਵੱਖਰਾ ਨਾਂ: "Tea", "Chai", "Refreshment"। ਇੱਕ ਨਾਂ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਉਸੇ ’ਤੇ ਟਿਕੇ ਰਹੋ।
- ਵਾਊਚਰ ਨੰਬਰ ਨਹੀਂ। ਦਿੱਤੇ ਵਾਲੀ ਹਰ ਲਾਈਨ ਪਿੱਛੇ ਬਿੱਲ ਜਾਂ ਵਾਊਚਰ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
- ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਵਿੱਚੋਂ ਵੱਡੀਆਂ ਪੇਮੈਂਟਾਂ। ਵੱਡੀਆਂ ਜਾਂ ਨਿਯਮਿਤ ਪੇਮੈਂਟਾਂ ਬੈਂਕ ਰਾਹੀਂ ਰੱਖੋ। ਦੇਖੋ ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਦੇ ਨਿਯਮ।