ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ › ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਦਾ ਇੰਪ੍ਰੈਸਟ ਸਿਸਟਮ

ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਦਾ ਇੰਪ੍ਰੈਸਟ ਸਿਸਟਮ

ਇੰਪ੍ਰੈਸਟ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਦਾ ਡੱਬਾ ਹਰ ਮਿਆਦ ਇੱਕੋ ਪੱਕੀ ਰਕਮ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਜਿਸ ਨੂੰ ਫ਼ਲੋਟ ਜਾਂ ਇੰਪ੍ਰੈਸਟ ਕਹਿੰਦੇ ਹਨ। ਮਿਆਦ ਦੇ ਅਖ਼ੀਰ ਵਿੱਚ ਤੁਸੀਂ ਬਿਲਕੁਲ ਉੱਨਾ ਵਾਪਸ ਪਾਉਂਦੇ ਹੋ ਜਿੰਨਾ ਖ਼ਰਚਿਆ ਗਿਆ, ਤਾਂ ਡੱਬਾ ਫਿਰ ਭਰ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

ਇਹ ਕਿਵੇਂ ਚੱਲਦਾ ਹੈ

ਫ਼ਲੋਟ ਤੈਅ ਕਰੋ। ਅਜਿਹੀ ਰਕਮ ਚੁਣੋ ਜੋ ਲਗਭਗ ਦੋ ਤੋਂ ਚਾਰ ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਦੇ ਛੋਟੇ ਖ਼ਰਚਿਆਂ ਲਈ ਕਾਫ਼ੀ ਹੋਵੇ, ਜਿਵੇਂ ₹10,000।
ਇਹ ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ੀਅਰ ਨੂੰ ਦਿਓ। ਮੁੱਖ ਕੈਸ਼ ਬੁੱਕ ਜਾਂ ਬੈਂਕ ਵਿੱਚ ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਨੂੰ ₹10,000 ਦਿੱਤੇ ਦਿਸਦੇ ਹਨ।
ਵਾਊਚਰਾਂ ਨਾਲ ਖ਼ਰਚੋ। ਹਰ ਪੇਮੈਂਟ ਆਪਣੇ ਬਿੱਲ ਜਾਂ ਵਾਊਚਰ ਨਾਲ ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਬੁੱਕ ਵਿੱਚ ਲਿਖੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
ਮਿਆਦ ਦੇ ਅਖ਼ੀਰ ਵਿੱਚ ਮੁੜ ਭਰੋ। ਅਕਾਊਂਟੈਂਟ ਵਾਊਚਰ ਚੈੱਕ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਬਿਲਕੁਲ ਖ਼ਰਚੀ ਰਕਮ ਵਾਪਸ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਪੂਰੇ ਫ਼ਲੋਟ ਨਾਲ ਫਿਰ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ।

ਇਸ ਸਿਸਟਮ ਦੀ ਖ਼ੂਬੀ ਇਸ ਦੀ ਜਾਂਚ ਹੈ: ਕਿਸੇ ਵੀ ਵੇਲੇ, ਡੱਬੇ ਵਿੱਚ ਕੈਸ਼ + ਖ਼ਰਚੇ ਪੈਸਿਆਂ ਦੇ ਵਾਊਚਰ = ਫ਼ਲੋਟ। ਜੇ ਇਹ ਮੇਲ ਨਾ ਖਾਣ, ਤਾਂ ਕੁਝ ਗੜਬੜ ਹੈ, ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਉਸੇ ਦਿਨ ਪਤਾ ਲੱਗ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

ਹੱਲ ਕੀਤੀ ਮਿਸਾਲ

ਇੱਕ ਟ੍ਰੇਡਿੰਗ ਦਫ਼ਤਰ 1 Nov 2026 ਨੂੰ ₹10,000 ਦਾ ਫ਼ਲੋਟ ਤੈਅ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਨਵੰਬਰ ਵਿੱਚ ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ੀਅਰ ਇਹ ਪੇਮੈਂਟਾਂ ਕਰਦਾ ਹੈ:

ਅਕਾਊਂਟ ਹੈੱਡ	ਖ਼ਰਚਿਆ
Travel and conveyance	₹2,140
Postage and courier	₹1,260
Tea and refreshments	₹1,980
Printing and stationery	₹1,575
Repairs and maintenance	₹900
Cleaning	₹495
ਕੁੱਲ	₹8,350

30 Nov ਨੂੰ ਬੁੱਕ ₹10,000 − ₹8,350 = ₹1,650 ਕਲੋਜ਼ਿੰਗ ਬਕਾਇਆ ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਕੈਸ਼ੀਅਰ ਡੱਬਾ ਗਿਣਦਾ ਹੈ: ₹1,650। ਮੇਲ ਖਾਂਦਾ ਹੈ।

ਅਕਾਊਂਟੈਂਟ 41 ਵਾਊਚਰ ਚੈੱਕ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਹਰ ਹੈੱਡ ਉਸ ਦੇ ਖ਼ਰਚਾ ਖਾਤੇ ਵਿੱਚ ਚੜ੍ਹਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਕੈਸ਼ੀਅਰ ਨੂੰ ਬੈਂਕ ਤੋਂ ₹8,350 ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਦਸੰਬਰ ਲਈ ਡੱਬਾ ਫਿਰ ₹10,000 ’ਤੇ ਹੈ।

ਮੇਕਰ ਵਿੱਚ: ਬੰਦ ਕੀਤੀ ਨਵੰਬਰ ਦੀ ਬੁੱਕ ’ਤੇ ਅਗਲੀ ਮਿਆਦ ਲਈ ਕਾਪੀ ਦਬਾਓ। ਦਸੰਬਰ ਦੀ ਬੁੱਕ ₹1,650 ਓਪਨਿੰਗ ਕੈਸ਼ ਨਾਲ ਖੁੱਲ੍ਹਦੀ ਹੈ। ਮੁੜ ਭਰਨ ਨੂੰ ਪਹਿਲੀ ਐਂਟਰੀ ਵਜੋਂ ਲਿਖੋ: "ਇੰਪ੍ਰੈਸਟ ਪੂਰਾ ਕਰਨ ਲਈ ਬੈਂਕ ਤੋਂ ਕੈਸ਼", ਮਿਲੇ ₹8,350। ਬਕਾਇਆ ₹10,000 ਦਿਸਦਾ ਹੈ।

ਮੁੱਖ ਕਿਤਾਬਾਂ ਵਿੱਚ ਐਂਟਰੀਆਂ

ਜਦੋਂ ਫ਼ਲੋਟ ਪਹਿਲੀ ਵਾਰ ਬਣਦਾ ਹੈ: Petty cash ਡੈਬਿਟ ₹10,000, Bank ਕ੍ਰੈਡਿਟ ₹10,000।
ਮੁੜ ਭਰਨ ਵੇਲੇ: ਹਰ ਖ਼ਰਚਾ ਹੈੱਡ ਆਪਣੇ ਜੋੜ ਨਾਲ ਡੈਬਿਟ (Travel ₹2,140, Courier ₹1,260 ਆਦਿ), Bank ਕ੍ਰੈਡਿਟ ₹8,350।

ਮੁੱਖ ਕਿਤਾਬਾਂ ਵਿੱਚ ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਖਾਤਾ ਹਰ ਵੇਲੇ ₹10,000 ’ਤੇ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ, ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਤੁਸੀਂ ਫ਼ਲੋਟ ਬਦਲਣ ਦਾ ਫ਼ੈਸਲਾ ਨਾ ਕਰੋ।

ਫ਼ਲੋਟ ਬਦਲਣਾ

ਜੇ ਡੱਬਾ ਹਰ ਦੋ ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਵਿੱਚ ਖ਼ਾਲੀ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਮੁੜ ਭਰਨ ਨਾਲ ₹5,000 ਵਾਧੂ ਦੇ ਕੇ ਫ਼ਲੋਟ ਵਧਾਓ, ਜਿਵੇਂ ₹15,000। ਜੇ ਬਹੁਤਾ ਕੈਸ਼ ਬਿਨਾਂ ਵਰਤੇ ਪਿਆ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਘਟਾਓ। ਡੱਬੇ ਵਿੱਚ ਬਹੁਤਾ ਕੈਸ਼ ਲਾਲਚ ਵੀ ਹੈ ਅਤੇ ਖ਼ਤਰਾ ਵੀ; ਸਿਰਫ਼ ਉੱਨਾ ਰੱਖੋ ਜਿੰਨਾ ਸੱਚਮੁੱਚ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਪੱਕੇ ਫ਼ਲੋਟ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ

ਕੁਝ ਛੋਟੀਆਂ ਦੁਕਾਨਾਂ ਡੱਬਾ ਘੱਟ ਹੋਣ ’ਤੇ ਕੈਸ਼ੀਅਰ ਨੂੰ ਗੋਲ ਰਕਮਾਂ ਵਿੱਚ ਪੈਸੇ ਦੇ ਦਿੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਹ ਵੀ ਚੱਲਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਉੱਪਰ ਵਾਲੀ ਛੇਤੀ ਜਾਂਚ ਨਹੀਂ ਰਹਿੰਦੀ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇਵੇਂ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਦਿੱਤੀ ਹਰ ਰਕਮ ਮਿਲੇ ਵਾਲੀ ਲਾਈਨ ਵਜੋਂ ਲਿਖੋ, ਅਤੇ ਹਫ਼ਤੇ ਵਿੱਚ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਇੱਕ ਵਾਰ ਕੈਸ਼ ਨੂੰ ਬੁੱਕ ਦੇ ਬਕਾਏ ਨਾਲ ਗਿਣੋ।

ਖ਼ਾਨਿਆਂ ਲਈ ਦੇਖੋ ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਬੁੱਕ ਫ਼ਾਰਮੈਟ, ਅਤੇ ਡੱਬੇ ਵਿੱਚੋਂ ਕੀ ਦੇਣਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕੀ ਨਹੀਂ ਇਸ ਲਈ ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਦੇ ਨਿਯਮ।

ਹੁਣੇ ਆਪਣੀ ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਬੁੱਕ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ।ਮੇਕਰ ਖੋਲ੍ਹੋ