പെറ്റി ക്യാഷ് › പെറ്റി ക്യാഷിന്റെ ഇംപ്രെസ്റ്റ് സിസ്റ്റം

പെറ്റി ക്യാഷിന്റെ ഇംപ്രെസ്റ്റ് സിസ്റ്റം

ഇംപ്രെസ്റ്റ് സിസ്റ്റത്തിൽ പെറ്റി ക്യാഷ് പെട്ടി ഓരോ കാലയളവിലും ഒരേ നിശ്ചിത തുകയോടെ തുടങ്ങും; ഇതിനെ ഫ്ലോട്ട് അല്ലെങ്കിൽ ഇംപ്രെസ്റ്റ് എന്ന് പറയും. കാലയളവിന്റെ അവസാനം ചെലവാക്കിയത്ര കൃത്യമായി തിരികെ ഇടും, അപ്പോൾ പെട്ടി വീണ്ടും നിറയും.

എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു

1. ഫ്ലോട്ട് നിശ്ചയിക്കുക. രണ്ട് മുതൽ നാല് ആഴ്ച വരെയുള്ള ചെറിയ ചെലവുകൾക്ക് മതിയായ ഒരു തുക തിരഞ്ഞെടുക്കുക, ഉദാഹരണം ₹10,000.
2. അത് പെറ്റി കാഷ്യർക്ക് കൈമാറുക. പ്രധാന ക്യാഷ് ബുക്കിലോ ബാങ്കിലോ ₹10,000 പെറ്റി ക്യാഷിന് കൊടുത്തതായി കാണിക്കും.
3. വൗച്ചറുകൾക്കെതിരെ ചെലവാക്കുക. ഓരോ പേയ്മെന്റും അതിന്റെ ബില്ലോ വൗച്ചറോ സഹിതം പെറ്റി ക്യാഷ് ബുക്കിൽ എഴുതും.
4. കാലയളവിന്റെ അവസാനം നിറയ്ക്കുക. അക്കൗണ്ടന്റ് വൗച്ചറുകൾ പരിശോധിച്ച് ചെലവാക്കിയ തുക കൃത്യമായി തിരികെ നൽകും.
5. മുഴുവൻ ഫ്ലോട്ടോടെ വീണ്ടും തുടങ്ങുക.

ഈ സിസ്റ്റത്തിന്റെ ഭംഗി അത് നൽകുന്ന പരിശോധനയാണ്: ഏത് നിമിഷവും, പെട്ടിയിലെ ക്യാഷ് + ചെലവാക്കിയ പണത്തിന്റെ വൗച്ചറുകൾ = ഫ്ലോട്ട്. അവ ഒത്തുവന്നില്ലെങ്കിൽ എന്തോ തെറ്റുണ്ട്, അതേ ദിവസം തന്നെ നിങ്ങൾ അറിയും.

ഒരു ഉദാഹരണം

ഒരു ട്രേഡിംഗ് ഓഫീസ് 1 Nov 2026-ന് ₹10,000 ഫ്ലോട്ട് നിശ്ചയിക്കുന്നു. നവംബറിൽ പെറ്റി കാഷ്യർ കൊടുക്കുന്നത്:

30 Nov-ന് ബുക്ക് ₹10,000 − ₹8,350 = ₹1,650 ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് കാണിക്കുന്നു. കാഷ്യർ പെട്ടി എണ്ണുന്നു: ₹1,650. ഒത്തുവന്നു.

അക്കൗണ്ടന്റ് 41 വൗച്ചറുകൾ പരിശോധിച്ച്, ഓരോ ഹെഡും അതിന്റെ ചെലവ് അക്കൗണ്ടിലേക്ക് പോസ്റ്റ് ചെയ്ത്, ബാങ്കിൽ നിന്ന് കാഷ്യർക്ക് ₹8,350 നൽകുന്നു. ഡിസംബറിനായി പെട്ടി വീണ്ടും ₹10,000 ആയി.

മേക്കറിൽ: ക്ലോസ് ചെയ്ത നവംബർ ബുക്കിൽ അടുത്ത കാലയളവിലേക്ക് കോപ്പി അമർത്തുക. ₹1,650 ഓപ്പണിംഗ് ക്യാഷായി ഡിസംബർ ബുക്ക് തുറക്കും. ആദ്യ എൻട്രിയായി നിറയ്ക്കൽ എഴുതുക: "ഇംപ്രെസ്റ്റ് നിറയ്ക്കാൻ ബാങ്കിൽ നിന്ന് ക്യാഷ്", കിട്ടിയത് ₹8,350. ബാലൻസ് ₹10,000 കാണിക്കും.

പ്രധാന ബുക്കുകളിലെ എൻട്രികൾ

• ഫ്ലോട്ട് ആദ്യം സെറ്റ് ചെയ്യുമ്പോൾ: Petty cash ഡെബിറ്റ് ₹10,000, Bank ക്രെഡിറ്റ് ₹10,000.
• നിറയ്ക്കുമ്പോൾ: ഓരോ ചെലവ് ഹെഡും അതിന്റെ ആകെ കൊണ്ട് ഡെബിറ്റ് (Travel ₹2,140, Courier ₹1,260 തുടങ്ങിയവ), Bank ക്രെഡിറ്റ് ₹8,350.

ഫ്ലോട്ട് മാറ്റാൻ തീരുമാനിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ, പ്രധാന ബുക്കുകളിലെ പെറ്റി ക്യാഷ് അക്കൗണ്ട് എപ്പോഴും ₹10,000 ആയി തുടരും.

ഫ്ലോട്ട് മാറ്റൽ

രണ്ടാഴ്ച കൂടുമ്പോൾ പെട്ടി കാലിയാകുന്നെങ്കിൽ, നിറയ്ക്കലിനൊപ്പം ₹5,000 അധികം നൽകി ഫ്ലോട്ട് കൂട്ടുക, ഉദാഹരണം ₹15,000-ലേക്ക്. ധാരാളം ക്യാഷ് ഉപയോഗിക്കാതെ കിടക്കുന്നെങ്കിൽ കുറയ്ക്കുക. പെട്ടിയിൽ അധികം ക്യാഷ് ഒരു പ്രലോഭനവും അപകടവുമാണ്; ശരിക്കും വേണ്ടത് മാത്രം സൂക്ഷിക്കുക.

നിശ്ചിത ഫ്ലോട്ട് ഇല്ലാതെ

ചില ചെറിയ കടകൾ പെട്ടി കുറയുമ്പോഴെല്ലാം റൗണ്ട് തുകകളായി കാഷ്യർക്ക് പണം നൽകും. അതും നടക്കും, പക്ഷേ മുകളിലെ പെട്ടെന്നുള്ള പരിശോധന നഷ്ടപ്പെടും. ഇങ്ങനെ ചെയ്യുന്നെങ്കിൽ, നൽകുന്ന ഓരോ തുകയും "കിട്ടിയത്" ലൈനായി എഴുതുക, ആഴ്ചയിൽ ഒരിക്കലെങ്കിലും ബുക്ക് ബാലൻസുമായി ക്യാഷ് എണ്ണിനോക്കുക.