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पेटी कैश के नियम

पेटी कैश इसलिए नहीं बिगड़ता कि लोग बेईमान हैं, बल्कि इसलिए कि किसी ने नियम लिखे ही नहीं। एक पेज की पॉलिसी, जिसे गल्ला छूने वाला हर व्यक्ति एक बार पढ़ ले, ज़्यादातर दिक्कतें रोक देती है।

एक सैंपल पॉलिसी जिसे आप कॉपी कर सकते हैं

1. गल्ला एक व्यक्ति के पास। एक पेटी कैशियर तय करें। सिर्फ़ वही कैश निकाले। जब वह छुट्टी पर हो, तो दोनों के सिग्नेचर वाली कैश गिनती के साथ गल्ला सौंपें।
2. तय फ़्लोट। गल्ले में ₹10,000 रहते हैं और महीने के आखिर में इसी रकम तक फिर भरे जाते हैं (देखें इम्प्रेस्ट सिस्टम)।
3. हर पेमेंट की लिमिट। मालिक की मंज़ूरी के बिना पेटी कैश से ₹2,000 से ज़्यादा कुछ नहीं दिया जाता। ₹10,000 से ज़्यादा कुछ भी कभी कैश में नहीं दिया जाता।
4. हर रुपये का कागज़। हर पेमेंट का बिल, टिकट या पर्ची हो। जहाँ कुछ न हो (ऑटो किराया, कुली), वहाँ कैशियर पेमेंट वाउचर लिखता है और पैसा लेने वाला उस पर सिग्नेचर करता है।
5. उसी दिन एंट्री। हर पेमेंट उसी दिन पेटी कैश बुक में, वाउचर नंबर और अकाउंट हेड के साथ लिखा जाता है।
6. निजी इस्तेमाल नहीं। न उधार, न निजी खरीद के लिए छुट्टा, न कैश की जगह उधार की पर्चियाँ।
7. स्टाफ़ के एडवांस एडवांस की तरह लिखे जाएँ। यात्रा का एडवांस "Advance to staff" में लिखा जाता है और व्यक्ति के लौटने पर बिलों से बराबर किया जाता है।
8. हर हफ़्ते अचानक गिनती। कैशियर के अलावा कोई हफ़्ते में एक बार कैश गिने और बुक पर सिग्नेचर करे।
9. महीने के आखिर की क्लोज़िंग। बुक बंद की जाती है, कैश गिना जाता है, वाउचर जाँचे जाते हैं और बुक पर कैशियर और मंज़ूर करने वाले के सिग्नेचर होते हैं।

पेटी कैश किस लिए है

• दफ़्तर और मेहमानों के लिए चाय, पानी और नाश्ता
• ऑटो, बस और लोकल आना-जाना
• कूरियर, डाक, फ़ोटोकॉपी
• छोटी स्टेशनरी, सफ़ाई का सामान, बल्ब
• छोटे रिपेयर: इलेक्ट्रीशियन, प्लंबर, बढ़ई
• लोडिंग, अनलोडिंग और लोकल ढुलाई

पेटी कैश से क्या नहीं देना चाहिए

• सैलरी और मज़दूरी। इन्हें बैंक में दें; इससे PF, ESI और सैलरी रजिस्टर आसान होते हैं और रिकॉर्ड साफ़ रहता है।
• सप्लायर के बिल उस माल के जिसका आप कारोबार करते हैं। ये खरीद में आते हैं, बैंक से दिए जाते हैं।
• एक व्यक्ति को एक दिन में ₹10,000 से ज़्यादा कुछ भी। इनकम टैक्स कानून ऐसे कैश पेमेंट को बिज़नेस खर्चा नहीं मानता (ट्रांसपोर्टर के लिए ₹35,000)। देखें कैश पेमेंट की लिमिट।
• नए एसेट जैसे प्रिंटर या मोबाइल फ़ोन। ये खर्चे नहीं हैं; इन्हें मुख्य किताबों से खरीदें।
• मालिक का निजी खर्च। अगर मालिक कैश लेता है, तो उसे पेटी कैश में नहीं, मुख्य कैश बुक में "Drawings" की तरह लिखें।

कैश को सुरक्षित रखना

• गल्ला ताले में रखें, और चाबी सिर्फ़ कैशियर के पास।
• फ़्लोट से ज़्यादा कैश न रखें। ज़्यादा हो तो बैंक में जमा करें।
• महीने के आखिर तक बिल गल्ले के अंदर एक लिफ़ाफ़े में, तारीख के क्रम में रखें।
• जहाँ सामने वाला लेता हो, वहाँ छोटे पेमेंट बिज़नेस अकाउंट से UPI से करें। इसका अपना रिकॉर्ड बनता है और गल्ले में कम कैश चाहिए होता है।

पेटी कैश से खरीद के GST बिल

अगर पेटी कैश से की गई किसी खरीद का GST बिल आपके बिज़नेस के नाम और GSTIN पर है, जैसे किसी रजिस्टर्ड दुकान से स्टेशनरी, तो महीने के आखिर में वह बिल अपने अकाउंटेंट को दें। वे जाँच सकते हैं कि उस पर इनपुट टैक्स क्रेडिट लिया जा सकता है या नहीं। खाना, नाश्ता और कुछ और चीज़ें आमतौर पर इसमें नहीं आतीं, इसलिए मान लेने से पहले पूछ लें।