पेटी कैश › पेटी कैश की महीने के आखिर की क्लोज़िंग

महीने के आखिर की क्लोज़िंग और कैश की जाँच

पेटी कैश बुक बंद करने में महीने में एक बार करीब बीस मिनट लगते हैं। यही वह समय है जब आप साबित करते हैं कि गल्ले का कैश और बुक मेल खाते हैं, इससे पहले कि छोटी कमियाँ बड़ी बन जाएँ।

कदम-दर-कदम

1. आखिरी एंट्री लिखें। पक्का करें कि लिफ़ाफ़े का हर बिल बुक में है। देखें कि किसी की जेब में कोई पर्ची तो नहीं रह गई।
2. टोटल पढ़ें। मेकर बुक के नीचे मिला कैश, दिया कैश और क्लोज़िंग बैलेंस दिखाता है।
3. कैश गिनें, किसी दूसरे व्यक्ति के सामने, नोट-दर-नोट (नीचे की टेबल देखें)।
4. गिने हुए कैश को क्लोज़िंग बैलेंस से मिलाएँ।
5. वाउचर जाँचें एंट्री से: वही नंबर, वही रकम, जहाँ ज़रूरी हो वहाँ सिग्नेचर।
6. हेड जाँचें। "हेड के हिसाब से खर्च" वाली टेबल देखें। जो कुछ भी आम से ज़्यादा लगे, उस पर सवाल बनता है।
7. सिग्नेचर करें। कैशियर और मंज़ूर करने वाला भरें, सेव करें, और प्रिंट / PDF करें। प्रिंटआउट पर दोनों सिग्नेचर करें।
8. आगे ले जाएँ। सेव की गई पेटी कैश बुक में अगले पीरियड के लिए कॉपी दबाएँ। अगली बुक इसी क्लोज़िंग बैलेंस को ओपनिंग कैश बनाकर खुलती है।

कैश गिनना

गिनती एक पर्ची पर लिखें और प्रिंट की हुई बुक के साथ स्टेपल करें। ₹1,650 के क्लोज़िंग बैलेंस के लिए:

उधार की पर्चियाँ, निजी चेक या वाउचर ज़ीरो गिनें: कैश सिर्फ़ कैश है।

जब मेल न खाए

पहले आम वजहें देखें:

• कोई बिल दिया गया पर बुक में नहीं लिखा।
• कोई रकम गलत टाइप हुई, जैसे ₹450 की जगह ₹540। जो फ़र्क 9 से पूरा बँट जाए, उसका मतलब अक्सर होता है कि दो अंक आपस में बदल गए।
• भरी गई रकम मिली पर "मिला" में नहीं लिखी।
• खरीद के बाद छुट्टा वापस नहीं लिया।

अगर फिर भी न मिले, तो फ़र्क ईमानदारी से दर्ज करें। कमी को "दिया" वाली लाइन में लिखें, "Cash short on count, 30 Nov", हेड Miscellaneous; ज़्यादा को "मिला" वाली लाइन में, "Cash excess on count"। मंज़ूर करने वाले से उसके सामने सिग्नेचर करवाएँ। कभी-कभार छोटे फ़र्क आम हैं। वही कैशियर बार-बार कम निकले, तो यह आम नहीं है, और इस पर चुपचाप बात करनी चाहिए।

अपने अकाउंटेंट को क्या दें

• महीने की प्रिंट की हुई और सिग्नेचर वाली पेटी कैश बुक।
• सारे बिल और वाउचर नंबर के क्रम में।
• कैश गिनती की पर्ची।
• आपके बिज़नेस के नाम वाले GST बिल, अलग रखे हुए, ताकि इनपुट टैक्स क्रेडिट के लिए जाँचे जा सकें।

"हेड के हिसाब से खर्च" वाली टेबल से अकाउंटेंट चालीस छोटी एंट्री की जगह हर हेड की एक एंट्री कर सकता है।

बैकअप रखें

सेव की गई हर बुक इसी ब्राउज़र में रहती है। हर महीना बंद करने के बाद मेरा डेटा खोलें और बैकअप फ़ाइल सेव करें दबाएँ, और फ़ाइल पेन ड्राइव या अपने ईमेल में रखें। कागज़ी बुक और वाउचर कम से कम आठ साल रखने चाहिए; आपके बिज़नेस के लिए सही अवधि आपका अकाउंटेंट पक्की कर सकता है।