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पेटी कैश बुक फ़ॉर्मेट
पेटी कैश बुक सिर्फ़ रोज़ के खर्चों की एक छोटी कैश बुक है। यह लाइन-दर-लाइन दिखाती है कि दफ़्तर का खुला कैश कहाँ गया, और गल्ले में अभी कितना होना चाहिए।
कॉलम
| कॉलम | क्या लिखें |
|---|---|
| तारीख | जिस दिन कैश दिया या मिला। |
| वाउचर नं. | उस खर्च के बिल या पेमेंट वाउचर का नंबर, जैसे PV/26-27/112। |
| विवरण | किस लिए, सीधे शब्दों में: "दिल्ली ऑफ़िस को कूरियर, 2 पैकेट"। |
| अकाउंट हेड | खर्च की किस्म: Postage and courier, Travel and conveyance वगैरह। |
| मिला | पेटी कैश के गल्ले में डाला कैश, आमतौर पर मुख्य कैश या बैंक से। |
| दिया | खर्च हुआ कैश। |
| बैलेंस | इस लाइन के बाद गल्ले में जो कैश होना चाहिए। |
ऊपर बिज़नेस का नाम, बुक नंबर और पीरियड आता है। नीचे टोटल, क्लोज़िंग बैलेंस और कैशियर व बुक जाँचने वाले के सिग्नेचर आते हैं।
एक भरा हुआ सैंपल
1 Nov 2026 को ओपनिंग कैश: ₹1,240।
| तारीख | वा. नं. | विवरण | हेड | मिला | दिया | बैलेंस |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 Nov | बैंक से निकाला कैश | Cash from bank | ₹8,760 | ₹10,000 | ||
| 2 Nov | 101 | स्टाफ़ मीटिंग की चाय-बिस्कुट | Tea and refreshments | ₹340 | ₹9,660 | |
| 3 Nov | 102 | दिल्ली ऑफ़िस को कूरियर | Postage and courier | ₹180 | ₹9,480 | |
| 4 Nov | 103 | बैंक और GST ऑफ़िस तक ऑटो | Travel and conveyance | ₹260 | ₹9,220 | |
| 5 Nov | 104 | A4 पेपर, 2 रिम | Printing and stationery | ₹590 | ₹8,630 | |
| 6 Nov | 105 | इलेक्ट्रीशियन: पंखे का रेगुलेटर | Repairs and maintenance | ₹450 | ₹8,180 |
टोटल: मिला ₹8,760, दिया ₹1,820। क्लोज़िंग बैलेंस = ₹1,240 + ₹8,760 − ₹1,820 = ₹8,180। 6 Nov को गल्ले में इतना ही कैश होना चाहिए।
सिंपल या एनालिटिकल?
किताबों में दो तरह के लेआउट दिखाए जाते हैं। सिंपल पेटी कैश बुक में "दिया" का एक कॉलम होता है। एनालिटिकल में हर किस्म के खर्च का अलग कॉलम होता है, ताकि हेड के हिसाब से टोटल नीचे से पढ़े जा सकें। इस साइट का मेकर सिंपल लेआउट रखता है, जो फ़ोन पर भरना आसान है, और बुक के नीचे "हेड के हिसाब से खर्च" की टेबल प्रिंट करता है, जो एनालिटिकल कॉलम जैसे ही टोटल देती है।
आम गलतियाँ
- हफ़्ते के आखिर में याददाश्त से एंट्री लिखना। हर एक उसी दिन, उसकी पर्ची के साथ लिखें।
- निजी पैसा गल्ले में मिलाना, या उसमें से उधार देना। तब गल्ला कभी बुक से नहीं मिलता।
- हर बार हेड का अलग नाम: "Tea", "Chai", "Refreshment"। एक नाम चुनें और उसी पर टिके रहें।
- वाउचर नंबर नहीं। "दिया" की हर लाइन के पीछे बिल या वाउचर चाहिए।
- पेटी कैश से बड़े पेमेंट। बड़े या नियमित पेमेंट बैंक से करें। देखें पेटी कैश के नियम।