પેટી કેશ › પેટી કેશની ઇમ્પ્રેસ્ટ સિસ્ટમ

પેટી કેશની ઇમ્પ્રેસ્ટ સિસ્ટમ

ઇમ્પ્રેસ્ટ સિસ્ટમમાં પેટી કેશ દર સમયગાળાની શરૂઆતમાં એ જ નક્કી રકમથી શરૂ થાય છે, જેને ફ્લોટ કે ઇમ્પ્રેસ્ટ કહે છે. સમયગાળાના અંતે જેટલું ખર્ચાયું બરાબર તેટલું પાછું મૂકો, એટલે પેટી ફરી ભરાઈ જાય.

તે કેવી રીતે ચાલે છે

1. ફ્લોટ નક્કી કરો. લગભગ બેથી ચાર અઠવાડિયાના નાના ખર્ચ જેટલી રકમ પસંદ કરો, જેમ કે ₹10,000.
2. તે પેટી કેશિયરને આપો. મુખ્ય કેશ બુક કે બેંક બતાવે છે કે ₹10,000 પેટી કેશને આપ્યા.
3. વાઉચર સામે ખર્ચો. દરેક પેમેન્ટ તેના બિલ કે વાઉચર સાથે પેટી કેશ બુકમાં લખાય છે.
4. સમયગાળાના અંતે પાછું ભરો. એકાઉન્ટન્ટ વાઉચર ચકાસે છે અને ખર્ચાયેલી બરાબર રકમ પાછી આપે છે.
5. પૂરા ફ્લોટ સાથે ફરી શરૂ કરો.

આ સિસ્ટમની ખૂબી તે જે ચકાસણી આપે છે તે છે: કોઈ પણ ક્ષણે, પેટીમાંની કેશ + ખર્ચેલા પૈસાનાં વાઉચર = ફ્લોટ. સરવાળો ન થાય તો કંઈક ખોટું છે, અને તમને તે જ દિવસે ખબર પડે છે.

ગણતરી સાથે ઉદાહરણ

એક ટ્રેડિંગ ઓફિસ 1 Nov 2026 ના રોજ ₹10,000 નો ફ્લોટ નક્કી કરે છે. નવેમ્બર દરમિયાન પેટી કેશિયર આપે છે:

30 Nov ના રોજ બુક ₹10,000 − ₹8,350 = ₹1,650 નું ક્લોઝિંગ બેલેન્સ બતાવે છે. કેશિયર પેટી ગણે છે: ₹1,650. મેળ ખાય છે.

એકાઉન્ટન્ટ 41 વાઉચર ચકાસે છે, દરેક હેડ તેના ખર્ચ ખાતામાં પોસ્ટ કરે છે, અને કેશિયરને બેંકમાંથી ₹8,350 આપે છે. ડિસેમ્બર માટે પેટી ફરી ₹10,000 પર.

મેકરમાં: બંધ કરેલી નવેમ્બરની બુક પર આગલા સમયગાળા માટે કૉપી કરો દબાવો. ડિસેમ્બરની બુક ₹1,650 શરૂઆતની કેશ સાથે ખૂલે છે. પાછી ભરેલી રકમને પહેલી એન્ટ્રી તરીકે લખો: "Cash from bank to restore imprest", મળ્યા ₹8,350. બેલેન્સ ₹10,000 બતાવે છે.

મુખ્ય ચોપડામાં એન્ટ્રી

• ફ્લોટ પહેલી વાર બને ત્યારે: Petty cash ડેબિટ ₹10,000, Bank ક્રેડિટ ₹10,000.
• પાછું ભરતી વખતે: દરેક ખર્ચનું હેડ તેના કુલથી ડેબિટ (Travel ₹2,140, Courier ₹1,260 વગેરે), Bank ક્રેડિટ ₹8,350.

મુખ્ય ચોપડામાં પેટી કેશ ખાતું હંમેશાં ₹10,000 પર જ રહે છે, સિવાય કે તમે ફ્લોટ બદલવાનું નક્કી કરો.

ફ્લોટ બદલવો

પેટી દર બે અઠવાડિયે ખાલી થઈ જાય, તો પાછું ભરતી વખતે વધારાના ₹5,000 આપીને ફ્લોટ વધારો, જેમ કે ₹15,000. ઘણી કેશ વપરાયા વગર પડી રહે, તો ઘટાડો. પેટીમાં વધુ કેશ લાલચ અને જોખમ બંને છે; ખરેખર જોઈએ તેટલી જ રાખો.

નક્કી ફ્લોટ વગર

કેટલીક નાની દુકાનો પેટી ઓછી થાય ત્યારે કેશિયરને રાઉન્ડ રકમમાં પૈસા આપી દે છે. તે પણ ચાલે, પણ ઉપરની ઝડપી ચકાસણી ગુમાવાય છે. આમ કરો તો આપેલી દરેક રકમ મળ્યા લાઇન તરીકે લખો, અને અઠવાડિયે ઓછામાં ઓછું એક વાર બુકના બેલેન્સ સામે કેશ ગણો.