পেটি ক্যাশ › পেটি ক্যাশের নিয়ম

পেটি ক্যাশের নিয়ম

পেটি ক্যাশে গোলমাল হয় লোকে অসৎ বলে নয়, কেউ নিয়ম লিখে রাখেনি বলে। বাক্সে হাত দেন এমন সবাই একবার পড়ে নিলে, এক পাতার একটা পলিসি বেশিরভাগ সমস্যা আটকে দেয়।

কপি করার মতো একটা নমুনা পলিসি

1. বাক্স একজনের কাছে। একজন পেটি ক্যাশিয়ার ঠিক করুন। শুধু তিনিই ক্যাশ বের করেন। তিনি ছুটিতে গেলে দুজনের সই করা ক্যাশ গোনা সহ বাক্স হাতবদল করুন।
2. নির্দিষ্ট ফ্লোট। বাক্সে ₹10,000 থাকে আর মাসের শেষে সেই টাকায় ভরে দেওয়া হয় (ইমপ্রেস্ট সিস্টেম দেখুন)।
3. প্রতি পেমেন্টের লিমিট। মালিকের অনুমোদন ছাড়া পেটি ক্যাশ থেকে ₹2,000-এর বেশি কিছু দেওয়া হয় না। ₹10,000-এর বেশি কিছু কখনও ক্যাশে দেওয়া হয় না।
4. প্রতিটি টাকার কাগজ। প্রতিটি পেমেন্টের বিল, টিকিট বা স্লিপ থাকে। না থাকলে (অটো ভাড়া, কুলি) ক্যাশিয়ার একটা পেমেন্ট ভাউচার লেখেন আর প্রাপক তাতে সই করেন।
5. সেদিনই এন্ট্রি। প্রতিটি পেমেন্ট সেদিনই ভাউচার নম্বর আর অ্যাকাউন্ট হেড সহ পেটি ক্যাশ বুকে লেখা হয়।
6. নিজের কাজে ব্যবহার নয়। ধার নয়, নিজের কেনাকাটার খুচরো নয়, ক্যাশের বদলে IOU স্লিপ নয়।
7. স্টাফকে অ্যাডভান্স অ্যাডভান্স হিসেবেই লেখা। সফরের অ্যাডভান্স "Advance to staff"-এ লেখা হয়, আর মানুষটি ফিরলে বিল দিয়ে মেটানো হয়।
8. সাপ্তাহিক হঠাৎ গোনা। সপ্তাহে একবার ক্যাশিয়ার ছাড়া অন্য কেউ ক্যাশ গুনে বুকে সই করেন।
9. মাসের শেষে ক্লোজিং। বুক বন্ধ হয়, ক্যাশ গোনা হয়, ভাউচার মেলানো হয়, আর ক্যাশিয়ার ও অনুমোদনকারী বুকে সই করেন।

পেটি ক্যাশ কীসের জন্য

• অফিস আর অতিথিদের জন্য চা, জল আর জলখাবার
• অটো, বাস আর লোকাল যাতায়াত
• কুরিয়ার, ডাক, ফটোকপি
• ছোট স্টেশনারি, পরিষ্কারের জিনিস, বাল্ব
• ছোট মেরামত: ইলেকট্রিশিয়ান, প্লাম্বার, ছুতোর
• মাল তোলা-নামানো আর লোকাল কার্টেজ

পেটি ক্যাশ থেকে কী দেওয়া উচিত নয়

• স্যালারি আর মজুরি। ব্যাংকে দিন; এতে PF, ESI আর স্যালারি রেজিস্টার সহজ হয়, আর পরিষ্কার রেকর্ড থাকে।
• যে মালের ব্যবসা করেন তার সাপ্লায়ারের বিল। এগুলো পারচেজে যায়, ব্যাংক থেকে দেওয়া হয়।
• এক ব্যক্তিকে এক দিনে ₹10,000-এর বেশি যেকোনো টাকা। ইনকাম ট্যাক্স আইন এমন ক্যাশ পেমেন্টকে ব্যবসার খরচ হিসেবে ধরে না (ট্রান্সপোর্টারের জন্য ₹35,000)। ক্যাশ পেমেন্টের লিমিট দেখুন।
• নতুন অ্যাসেট, যেমন প্রিন্টার বা মোবাইল ফোন। এগুলো খরচ নয়; মূল খাতার মাধ্যমে কিনুন।
• মালিকের নিজের খরচ। মালিক ক্যাশ নিলে সেটা মূল ক্যাশ বুকে "Drawings" হিসেবে লিখুন, পেটি ক্যাশে নয়।

ক্যাশ নিরাপদে রাখা

• বাক্স তালাবন্ধ রাখুন, চাবি শুধু ক্যাশিয়ারের কাছে।
• ফ্লোটের বেশি ক্যাশ রাখবেন না। বাড়তি টাকা ব্যাংকে জমা দিন।
• মাসের শেষ পর্যন্ত বিলগুলো বাক্সের ভেতরে একটা খামে, তারিখের ক্রমে রাখুন।
• যেখানে অন্য পক্ষ নেয়, ছোট পেমেন্টও ব্যবসার অ্যাকাউন্ট থেকে UPI-তে দিন। এতে নিজের রেকর্ড থাকে আর বাক্সে কম ক্যাশ লাগে।

পেটি ক্যাশ থেকে কেনার GST বিল

পেটি ক্যাশ থেকে কেনা কিছুর GST বিল আপনার ব্যবসার নাম আর GSTIN-এ হলে, যেমন রেজিস্টার্ড দোকান থেকে স্টেশনারি, মাসের শেষে বিলটা অ্যাকাউন্ট্যান্টকে দিন। তিনি দেখতে পারবেন এর উপর ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিট নেওয়া যায় কি না। খাবার, জলখাবার আর কিছু অন্য জিনিস সাধারণত পাওয়া যায় না, তাই ধরে নেওয়ার আগে জিজ্ঞেস করুন।