পেটি ক্যাশ › পেটি ক্যাশের ইমপ্রেস্ট সিস্টেম

পেটি ক্যাশের ইমপ্রেস্ট সিস্টেম

ইমপ্রেস্ট সিস্টেমে পেটি ক্যাশের বাক্স প্রতিটি সময় একই নির্দিষ্ট টাকা দিয়ে শুরু হয়, যাকে ফ্লোট বা ইমপ্রেস্ট বলে। সময়ের শেষে যতটা খরচ হল ঠিক ততটাই ফেরত রাখা হয়, তাই বাক্স আবার ভরে যায়।

কীভাবে চলে

ফ্লোট ঠিক করুন। এমন একটা টাকা বেছে নিন যাতে প্রায় দুই থেকে চার সপ্তাহের ছোট খরচ চলে, যেমন ₹10,000।
পেটি ক্যাশিয়ারকে দিন। মূল ক্যাশ বুক বা ব্যাংকে দেখায় পেটি ক্যাশকে ₹10,000 দেওয়া হয়েছে।
ভাউচারের বদলে খরচ করুন। প্রতিটি পেমেন্ট বিল বা ভাউচার সহ পেটি ক্যাশ বুকে লেখা হয়।
সময়ের শেষে ভরে দিন। অ্যাকাউন্ট্যান্ট ভাউচার দেখে ঠিক যতটা খরচ হল ততটাই ফেরত দেন।
আবার শুরু করুন পুরো ফ্লোট নিয়ে।

এই সিস্টেমের সৌন্দর্য হল এর যাচাই: যেকোনো মুহূর্তে বাক্সের ক্যাশ + খরচ হওয়া টাকার ভাউচার = ফ্লোট। না মিললে কোথাও গোলমাল, আর সেটা সেদিনই জানতে পারবেন।

একটা হিসাব করা উদাহরণ

একটা ট্রেডিং অফিস 1 Nov 2026-এ ₹10,000-এর ফ্লোট ঠিক করে। নভেম্বরে পেটি ক্যাশিয়ার দেন:

অ্যাকাউন্ট হেড	খরচ
Travel and conveyance	₹2,140
Postage and courier	₹1,260
Tea and refreshments	₹1,980
Printing and stationery	₹1,575
Repairs and maintenance	₹900
Cleaning	₹495
মোট	₹8,350

30 Nov-এ বুকে ক্লোজিং ব্যালান্স ₹10,000 − ₹8,350 = ₹1,650। ক্যাশিয়ার বাক্স গোনেন: ₹1,650। মিলে গেল।

অ্যাকাউন্ট্যান্ট 41টি ভাউচার দেখে প্রতিটি হেড তার খরচের অ্যাকাউন্টে তোলেন, আর ব্যাংক থেকে ক্যাশিয়ারকে ₹8,350 দেন। ডিসেম্বরের জন্য বাক্স আবার ₹10,000।

মেকারে: বন্ধ করা নভেম্বরের বুকে পরের সময়ের জন্য কপি টিপুন। ডিসেম্বরের বুক ₹1,650 শুরুর ক্যাশ নিয়ে খোলে। ভরে দেওয়াটা প্রথম এন্ট্রি হিসেবে লিখুন: "ইমপ্রেস্ট পূরণে ব্যাংক থেকে ক্যাশ", পাওয়া ₹8,350। ব্যালান্স ₹10,000 দেখায়।

মূল খাতায় এন্ট্রি

প্রথমবার ফ্লোট ঠিক করার সময়: Petty cash ডেবিট ₹10,000, Bank ক্রেডিট ₹10,000।
ভরে দেওয়ার সময়: প্রতিটি খরচের হেড তার মোট দিয়ে ডেবিট (Travel ₹2,140, Courier ₹1,260 ইত্যাদি), Bank ক্রেডিট ₹8,350।

মূল খাতায় পেটি ক্যাশ অ্যাকাউন্ট সবসময় ₹10,000-ই থাকে, যদি না আপনি ফ্লোট বদলান।

ফ্লোট বদলানো

বাক্স প্রতি দুই সপ্তাহে খালি হয়ে গেলে ফ্লোট বাড়ান, ধরুন ₹15,000, ভরে দেওয়ার সঙ্গে বাড়তি ₹5,000 দিয়ে। অনেক ক্যাশ অব্যবহৃত পড়ে থাকলে কমান। বাক্সে বেশি ক্যাশ মানে লোভ আর ঝুঁকি; শুধু যতটা সত্যিই দরকার ততটাই রাখুন।

নির্দিষ্ট ফ্লোট ছাড়া

কিছু ছোট দোকান বাক্স কম পড়লেই ক্যাশিয়ারকে গোল অঙ্কে টাকা দিয়ে দেয়। এটাও চলে, কিন্তু উপরের তাড়াতাড়ি যাচাইটা হারিয়ে যায়। এভাবে করলে প্রতিটি দেওয়া টাকা "পাওয়া" লাইন হিসেবে লিখুন, আর সপ্তাহে অন্তত একবার বুকের ব্যালান্সের সঙ্গে ক্যাশ গুনে মেলান।

কলামের জন্য পেটি ক্যাশ বুক ফরম্যাট, আর বাক্স থেকে কী দেবেন আর কী দেবেন না তার জন্য পেটি ক্যাশের নিয়ম দেখুন।

এখনই আপনার পেটি ক্যাশ বুক শুরু করুন।মেকার খুলুন