পেটি ক্যাশ › পেটি ক্যাশের মাসের শেষে ক্লোজিং

মাসের শেষে ক্লোজিং আর ক্যাশ যাচাই

মাসে একবার পেটি ক্যাশ বুক বন্ধ করতে প্রায় কুড়ি মিনিট লাগে। এই সময়েই প্রমাণ হয় যে বাক্সের ক্যাশ আর বুক মিলছে, ছোট ফাঁক বড় হওয়ার আগেই।

ধাপে ধাপে

1. শেষ এন্ট্রিগুলো লিখুন। দেখে নিন খামের প্রতিটি বিল বুকে উঠেছে। কারও পকেটে এখনও স্লিপ পড়ে আছে কি না খুঁজুন।
2. মোট পড়ুন। মেকার বুকের নিচে পাওয়া ক্যাশ, দেওয়া ক্যাশ আর ক্লোজিং ব্যালান্স দেখায়।
3. আরেকজনকে সামনে রেখে নোট ধরে ধরে ক্যাশ গুনুন (নিচের টেবিল দেখুন)।
4. গোনা ক্যাশ ক্লোজিং ব্যালান্সের সঙ্গে মেলান।
5. এন্ট্রির সঙ্গে ভাউচার মেলান: একই নম্বর, একই টাকা, যেখানে দরকার সই সহ।
6. হেড দেখুন। "হেড অনুযায়ী খরচ" টেবিলটা দেখুন। কিছু অস্বাভাবিক বেশি লাগলে প্রশ্ন করুন।
7. সই করুন। ক্যাশিয়ার আর কে অনুমোদন করলেন ভরুন, সেভ করুন, আর প্রিন্ট / PDF করুন। প্রিন্টে দুজনেই সই করুন।
8. পরের মাসে নিয়ে যান। সেভ করা পেটি ক্যাশ বুক-এ পরের সময়ের জন্য কপি টিপুন। পরের বুক এই ক্লোজিং ব্যালান্সকে শুরুর ক্যাশ হিসেবে নিয়ে খোলে।

ক্যাশ গোনা

গোনাটা একটা স্লিপে লিখে প্রিন্ট করা বুকে স্টেপল করুন। ₹1,650 ক্লোজিং ব্যালান্সের জন্য:

IOU স্লিপ, নিজের চেক বা ভাউচার শূন্য হিসেবে গুনুন: শুধু ক্যাশই ক্যাশ।

না মিললে

আগে সাধারণ কারণগুলো খুঁজুন:

• একটা বিলের টাকা দেওয়া হয়েছে কিন্তু বুকে লেখা হয়নি।
• অঙ্ক ভুল টাইপ হয়েছে, যেমন ₹450-কে ₹540 লেখা। পার্থক্য 9 দিয়ে ঠিক ভাগ গেলে প্রায়ই মানে দুটো সংখ্যার জায়গা বদলে গেছে।
• ভরে দেওয়ার টাকা পাওয়া গেছে কিন্তু "পাওয়া" হিসেবে লেখা হয়নি।
• কেনাকাটার পরে খুচরো ফেরত নেওয়া হয়নি।

তবুও খুঁজে না পেলে পার্থক্যটা সৎভাবে লিখুন। কম পড়লে "দেওয়া" লাইনে লিখুন, "গোনায় ক্যাশ কম, 30 Nov", হেড Miscellaneous; বেশি হলে "পাওয়া" লাইনে, "গোনায় ক্যাশ বেশি"। অনুমোদনকারীকে দিয়ে তার পাশে সই করান। মাঝে মাঝে ছোট পার্থক্য স্বাভাবিক। একই ক্যাশিয়ারের বারবার কম পড়া স্বাভাবিক নয়, তার জন্য চুপচাপ একটা কথা বলা দরকার।

অ্যাকাউন্ট্যান্টকে কী দেবেন

• মাসের প্রিন্ট করা আর সই করা পেটি ক্যাশ বুক।
• নম্বরের ক্রমে সব বিল আর ভাউচার।
• ক্যাশ গোনার স্লিপ।
• আপনার ব্যবসার নামে যেকোনো GST বিল, আলাদা করে রাখা, যাতে ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিটের জন্য দেখা যায়।

"হেড অনুযায়ী খরচ" টেবিল থেকে অ্যাকাউন্ট্যান্ট চল্লিশটা ছোট এন্ট্রির বদলে প্রতি হেডে একটা এন্ট্রি করতে পারেন।

ব্যাকআপ রাখুন

আপনার সেভ করা প্রতিটি বুক এই ব্রাউজারে থাকে। প্রতি মাস বন্ধ করার পর আমার ডেটা খুলে ব্যাকআপ ফাইল সেভ করুন টিপুন, আর ফাইলটা পেন ড্রাইভে বা ইমেলে রাখুন। কাগজের বুক আর ভাউচার অন্তত আট বছর রাখা উচিত; আপনার ব্যবসার ঠিক সময়টা অ্যাকাউন্ট্যান্ট নিশ্চিত করে দেবেন।